Privacy­verklaring Leftway

1. Inleiding

Deze verklaring beschrijft hoe LEAGL BV (hierna ook ‘Leagl’ of ‘we/wij/ons’) persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gebruik van het Leftway-platform en de daarmee verbonden diensten, functionaliteiten en ondersteuning.

Leftway is een digitaal platform dat organisaties ondersteunt bij onder meer documentbeheer, juridische en complianceprocessen, governance, AVG-compliance, samenwerking met adviseurs en het gebruik van AI-ondersteunde functionaliteiten. In het kader van deze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verwerken van gebruikers van het platform, contactpersonen van klanten, adviseurs, bestuurders en andere betrokken personen.

We zijn gevestigd te 9160 Lokeren, Dieptestraat 2 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0775.345.150.

We handelen als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’).

Hierbij streven we ernaar je persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op persoonsgegevensverwerkingen waarvoor Leagl optreedt als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van het Leftway-platform. Wanneer klanten persoonsgegevens verwerken via Leftway voor hun eigen doeleinden, treden zij in beginsel zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

2. Toelichting bij enkele begrippen

Doorheen deze Verklaring worden verschillende begrippen gebruikt uit het wetgevend kader voor gegevensbescherming. Deze begrippen worden hierna kort toegelicht.

Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt.

Gegevensbeschermingsautoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (en dus geen rechtspersoon). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Ook gepseudonimiseerde gegevens die door het gebruik van aanvullende gegevens aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zijn dus persoonsgegevens. Anonieme gegevens, die op geen enkele wijze nog kunnen worden gelinkt aan een persoon, vallen niet onder de Verordening Gegevensbescherming.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

3. Gedetailleerde informatie over onze verwerkingsactiviteiten

In de context van onze activiteiten verwerken we, net als andere organisaties, persoonsgegevens.

In dit onderdeel geven we informatie over:

• Juridische grondslag (‘rechtsgrond’): voor elke verwerking is aangegeven op welke rechtsgrond we ons baseren, zoals bijvoorbeeld contractuele noodzaak, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming. Dit betekent dat we persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan contracten, wettelijke verplichtingen, de belangen van ons bedrijf (of derden) of omdat je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. De specifieke rechtsgrond bepaalt welke handelingen we mogen uitvoeren en onder welke voorwaarden.

Let op: als wij jouw gegevens verwerken omdat dit wettelijk verplicht is of omdat ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst, dan moeten deze gegevens door jou worden gegeven. Zonder deze informatie kunnen we de samenwerking of dienstverlening niet voortzetten en kunnen we niet voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

• Categorieën van gegevens: we geven aan om welke soorten persoonsgegevens het gaat, zoals identificatiegegevens (naam, adres), contactgegevens, financiële informatie, beroep/betrekking en aankoopgegevens. Ook gegevens die via derden, publieke bronnen of private databanken verkregen worden, vallen hieronder. Dit overzicht helpt je te begrijpen welke informatie we verzamelen en verwerken in verschillende situaties.

• Verwerkingsdoeleinden: bij elke verwerking wordt uitgelegd waarom we specifieke persoonsgegevens nodig hebben, zoals het leveren van diensten, beheren van projecten, facturatie, beantwoorden van vragen en informeren over de status van je dossier. Ook gebruiken we gegevens om onze dienstverlening te verbeteren en om contact te onderhouden met klanten en geïnteresseerden. Het doel van de verwerking bepaalt hoe we je gegevens inzetten en welke procedures daarbij horen.

• Bewaartermijn van persoonsgegevens: we verstrekken informatie over hoelang we jouw persoonsgegevens bewaren. Dit is afhankelijk van de wettelijke verplichtingen, interne beleidsregels en de duur van de relatie met jou als klant of betrokkene. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel van de verwerking, tenzij de wet dit vereist. Zo zorgen we dat je privacy gewaarborgd blijft en gegevens tijdig worden verwijderd of geanonimiseerd.

3.1. Wanneer je onze website bezoekt

Wanneer je de website (www.leftway.be) bezoekt, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens en technische gegevens over je bezoek verwerken.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je IP-adres;

• het type toestel, besturingssysteem en browser dat je gebruikt;

• de datum en het tijdstip van je bezoek;

• de bezochte pagina’s;

• de website of pagina via dewelke je onze website hebt bereikt;

• technische log- en verbindingsgegevens;

• gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verzameld.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij kunnen deze gegevens verwerken om:

• de website correct en veilig te laten functioneren;

• je toegang tot de website mogelijk te maken;

• technische problemen te detecteren en op te lossen;

• de beveiliging van de website te bewaken;

• misbruik, ongeoorloofde toegang of andere beveiligingsrisico’s te voorkomen en te onderzoeken;

• inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de website verder te verbeteren;

• je cookievoorkeuren te registreren en toe te passen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Voor gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om een toegankelijke, goed functionerende en voldoende beveiligde website aan te bieden.

Wanneer niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën worden gebruikt, baseren wij ons op je toestemming. Je kan deze toestemming steeds intrekken via de beschikbare cookie-instellingen, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren technische websitegegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De concrete bewaartermijn kan verschillen naargelang het type loggegeven, cookie of gebruikte analysetool. Voor meer details verwijzen we je naar ons cookiebeleid.

3.2. Wanneer je contact met ons opneemt of een demonstratie aanvraagt

Wanneer je ons contacteert, informatie vraagt of een demonstratie van Leftway aanvraagt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om je aanvraag te behandelen.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je voor- en achternaam;

• je professioneel e-mailadres;

• je telefoonnummer;

• je functie of professionele hoedanigheid;

• de naam en identificatiegegevens van de organisatie waarvoor je handelt;

• de inhoud van je vraag, aanvraag of bericht;

• informatie over je interesse in Leftway;

• gegevens over geplande of gevoerde contacten en demonstraties;

• andere persoonsgegevens die je zelf in je communicatie aan ons verstrekt.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je vraag of aanvraag te beantwoorden;

• je de gevraagde informatie over Leftway te bezorgen;

• een demonstratie in te plannen en uit te voeren;

• je vraag aan de juiste medewerker toe te wijzen;

• verdere communicatie over je aanvraag mogelijk te maken;

• indien relevant, een aanbod of voorstel voor te bereiden;

• onze contacten en afspraken met jou te documenteren en op te volgen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer je aanvraag gericht is op het eventueel aangaan van een overeenkomst, verwerken wij je persoonsgegevens om op jouw verzoek precontractuele maatregelen te nemen.

Voor algemene communicatie en de administratieve opvolging daarvan baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om vragen over onze dienstverlening doeltreffend te behandelen en onze contacten met geïnteresseerden te beheren.

Wanneer wij je gegevens voor afzonderlijke marketingdoeleinden willen gebruiken en daarvoor je toestemming is vereist, vragen wij die toestemming afzonderlijk.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van je aanvraag, de opvolging van de daaruit voortvloeiende communicatie en het beheer van eventuele verdere contacten die rechtstreeks verband houden met je oorspronkelijke verzoek. Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij rekening met factoren zoals de aard van de aanvraag, de inhoud van de communicatie, eventuele lopende commerciële besprekingen, de redelijke verwachting van verdere contacten en de noodzaak om eerdere communicatie te kunnen reconstrueren.

Wanneer geen klantrelatie tot stand komt, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor deze doeleinden.

Indien uit de aanvraag een klantrelatie ontstaat, worden de betrokken persoonsgegevens verder bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die van toepassing zijn op de betrokken klant-, gebruikers-, support- of contractuele relatie zoals in deze privacyverklaring beschreven.

3.3. Wanneer je een prospect of zakelijke contactpersoon bent

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van prospecten en andere professionele contactpersonen met wie wij contact hebben over Leftway.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam;

• je professionele contactgegevens;

• je functie, afdeling of professionele hoedanigheid;

• de organisatie waarvoor je werkt;

• informatie over eerdere of geplande contacten;

• informatie over je mogelijke interesse in Leftway;

• notities over commerciële gesprekken, afspraken en opvolging;

• offerte-, voorstel- en onderhandelingsgegevens;

• publiek beschikbare professionele informatie, voor zover die relevant is voor onze contacten met jou.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• potentiële klanten en samenwerkingsmogelijkheden te identificeren;

• contacten met prospecten te beheren en op te volgen;

• informatie over Leftway te verstrekken;

• offertes of voorstellen op te maken;

• gesprekken en onderhandelingen te organiseren;

• onze commerciële activiteiten te beheren;

• dubbele of onsamenhangende communicatie te vermijden;

• onze zakelijke relaties op een professionele wijze te onderhouden.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om op verzoek van jou of je organisatie stappen te zetten met het oog op een mogelijke overeenkomst, baseren wij ons op het nemen van precontractuele maatregelen.

Voor de algemene organisatie en opvolging van onze professionele contacten baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om Leftway aan te bieden en onze zakelijke relaties te ontwikkelen en te beheren. Daarbij houden wij rekening met de redelijke verwachtingen van professionele contactpersonen en beperken wij de verwerking tot gegevens die relevant zijn voor onze zakelijke communicatie.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren prospectgegevens zolang dit noodzakelijk is voor het beheer en de opvolging van onze commerciële relatie met jou of je organisatie. Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de aard van de contacten, de inhoud van eerdere gesprekken, eventuele lopende offertes of onderhandelingen, de mate waarin nog interesse bestaat in onze diensten en de redelijke verwachting dat verdere zakelijke contacten of een samenwerking kunnen volgen.

Wanneer gedurende een langere periode geen verdere interactie plaatsvindt en er geen concrete aanwijzingen meer zijn dat een samenwerking tot stand zal komen, worden de persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of beperkt bewaard. Wij kunnen bepaalde gegevens langer bewaren wanneer dit noodzakelijk is om een eerder verzoek om geen verdere communicatie te ontvangen te respecteren, om onze rechten te vrijwaren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer uit de contacten met een prospect een klantrelatie, samenwerking of andere contractuele relatie ontstaat, worden de betrokken persoonsgegevens verder verwerkt en bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die gelden voor de betrokken klant-, gebruikers-, support-, partner- of contractuele relatie zoals elders in deze privacyverklaring beschreven.

3.4. Wanneer je contactpersoon bent bij een klant, partner, leverancier of andere zakelijke relatie

Wanneer je optreedt als contactpersoon voor een organisatie waarmee wij samenwerken, verwerken wij je professionele persoonsgegevens om die relatie te beheren.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam;

• je professionele contactgegevens;

• je functie, rol of bevoegdheid;

• de organisatie waarvoor je optreedt;

• gegevens over de overeenkomst of samenwerking waarbij je betrokken bent;

• correspondentie en afspraken;

• informatie over operationele, administratieve of financiële opvolging;

• gegevens over je betrokkenheid bij onboarding, ondersteuning, facturatie of andere aspecten van de samenwerking.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• de overeenkomst met je organisatie voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen;

• zakelijke communicatie mogelijk te maken;

• afspraken, verantwoordelijkheden en contactmomenten te beheren;

• contact op te nemen over wijzigingen, incidenten, facturatie of ondersteuning;

• onze klanten-, partner- en leveranciersadministratie te beheren;

• de continuïteit van de zakelijke relatie te waarborgen;

• onze rechten en verplichtingen in het kader van de samenwerking te documenteren.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer je zelf partij bent bij de overeenkomst, baseren wij ons op de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering van die overeenkomst. Wanneer de overeenkomst werd gesloten met de organisatie waarvoor je werkt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van je organisatie om de zakelijke relatie via professionele contactpersonen te kunnen beheren.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens in beginsel gedurende de zakelijke relatie met de organisatie waarvoor je optreedt. Na afloop van die relatie bewaren wij persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de administratieve afhandeling van de samenwerking, de behandeling van eventuele vragen of betwistingen, de bescherming van onze rechten en de naleving van wettelijke verplichtingen.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de aard van de samenwerking, de inhoud van de overeenkomst, de rol die je vervult binnen de betrokken organisatie, de noodzaak om eerdere communicatie of afspraken te kunnen reconstrueren, eventuele toepasselijke wettelijke bewaarplichten en de mogelijkheid dat nog vragen, klachten of geschillen ontstaan naar aanleiding van de samenwerking.

Wanneer persoonsgegevens voorkomen in documenten of gegevenscategorieën waarvoor specifieke wettelijke of contractuele bewaartermijnen gelden (zoals facturatie-, boekhoudkundige, support-, beveiligings- of geschildossiers), worden zij bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die voor die categorieën elders in deze privacyverklaring zijn opgenomen.

3.5. Wanneer je een gebruiker van Leftway bent

Wanneer je een account voor Leftway aanmaakt of krijgt toegewezen, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens om je als gebruiker te registreren en toegang tot het platform te geven.

Leftway bestaat uit een klantplatform, een partnerportaal en een interne beheeromgeving. Eén e-mailadres kan als login worden gebruikt voor de omgevingen waartoe de gebruiker toegang heeft. Het platform verwerkt onder meer gebruikersrollen, accountgegevens, laatste aanmeldingen en gegevens over rol- en toegangsbeheer.

Dit onderdeel heeft uitsluitend betrekking op persoonsgegevens die wij verwerken om je als gebruiker van onze dienst te beheren. Persoonsgegevens in documenten, vragen, dossiers of andere inhoud die je namens je organisatie via Leftway verwerkt, vallen onder het afzonderlijke hoofdstuk over onze rol als verwerker.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je voor- en achternaam;

• je professioneel e-mailadres;

• je telefoonnummer, indien dat wordt gevraagd of verstrekt;

• de organisatie waaraan je account is gekoppeld;

• je functie of professionele hoedanigheid;

• je gebruikersidentificatie;

• de omgeving of omgevingen waartoe je toegang hebt;

• je accountstatus;

• je taal- en gebruikersvoorkeuren;

• de datum waarop je account werd aangemaakt;

• de datum en het tijdstip van je laatste aanmelding;

• authenticatie- en sessiegegevens;

• informatie over de aanvaarding van toepasselijke voorwaarden;

• beveiligingsgegevens met betrekking tot je account;

• communicatie over de registratie, activering, wijziging of beëindiging van je account.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je account aan te maken, activeren en beheren;

• je identiteit als gebruiker vast te stellen;

• je toegang tot Leftway en de relevante platformomgevingen mogelijk te maken;

• te bepalen tot welke klant-, partner- of beheeromgeving je account behoort;

• je authenticatie, aanmelding en sessies te beveiligen;

• wachtwoordherstel en andere accountherstelprocedures mogelijk te maken;

• de toepasselijke gebruiksvoorwaarden uit te voeren en af te dwingen;

• transactionele communicatie over je account te versturen, zoals activatieberichten, beveiligingsmeldingen, wachtwoordresets en andere noodzakelijke serviceberichten;

• gebruikers te begeleiden bij de ingebruikname van Leftway, onder meer via onboardingcommunicatie en ondersteuning;

• gebruikers te informeren over wijzigingen, verbeteringen, nieuwe functionaliteiten en productupdates met betrekking tot Leftway;

• technische ondersteuning te bieden en problemen met je account of toegang te onderzoeken en op te lossen;

• het gebruik van Leftway te monitoren om de werking, veiligheid, prestaties en gebruiksvriendelijkheid van het platform te verbeteren;

• misbruik, ongeoorloofde toegang, beveiligingsincidenten en andere risico's voor het platform te detecteren en te voorkomen;

• onze dienstverlening te beheren, te beschermen en verder te ontwikkelen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer je zelf partij bent bij de overeenkomst voor Leftway, verwerken wij deze persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van die overeenkomst.

Wanneer je Leftway gebruikt in naam van je werkgever, opdrachtgever of een andere organisatie, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van de betrokken organisatie om de overeengekomen dienst aan geautoriseerde gebruikers ter beschikking te stellen, gebruikersaccounts te beheren en de dienstverlening op een veilige en efficiënte wijze te organiseren.

Voor communicatie die noodzakelijk is voor het gebruik van Leftway, zoals onboardingberichten, productupdates, beveiligingsmeldingen, accountgerelateerde communicatie en andere dienstgebonden berichten, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om gebruikers correct te ondersteunen en te informeren over de werking van de dienst.

Voor het monitoren van het gebruik van het platform, het analyseren van technische prestaties, het identificeren van problemen, het verbeteren van de gebruikservaring en het optimaliseren van onze dienstverlening baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om Leftway te onderhouden, te verbeteren en gebruikers op een doeltreffende wijze te ondersteunen.

Voor beveiligingsmaatregelen die noodzakelijk zijn om Leftway, onze gebruikers, onze infrastructuur en de daarin verwerkte gegevens te beschermen, baseren wij ons eveneens op ons gerechtvaardigd belang. Voor zover bepaalde verwerkingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke beveiligings- of complianceverplichtingen, kunnen zij tevens worden gebaseerd op een wettelijke verplichting.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren je accountgegevens zolang je account actief is en zolang dit noodzakelijk is om je toegang tot Leftway te beheren.

Wanneer je toegang wordt beëindigd, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens die niet langer nodig zijn, behoudens gegevens die wij nog moeten bewaren voor beveiliging, bewijsvoering, geschillen of wettelijke verplichtingen.

Wanneer de overeenkomst voor het gebruik van Leftway wordt beëindigd, blijft de betrokken klantomgeving gedurende maximaal één jaar bewaard. De toegang tot de omgeving wordt in beginsel negentig dagen na beëindiging van de overeenkomst opgeschort. Na afloop van deze termijn worden de betrokken accountgegevens en klantomgevingen verwijderd of geanonimiseerd.

Activiteitenlogs die gekoppeld zijn aan gebruikersaccounts worden gedurende vijf jaar bewaard voor doeleinden van beveiliging, incidentonderzoek, bewijsvoering en naleving van onze verantwoordingsverplichtingen. AI-verbruikslogs zonder berichtinhoud worden gedurende negentig dagen bewaard. Gelezen notificaties worden gedurende zes maanden bewaard.

Verwijderde gegevens kunnen nog maximaal zeven dagen aanwezig zijn in technische back-ups die uitsluitend dienen voor herstel na een incident. Deze back-ups zijn niet bedoeld voor individuele raadpleging of verder gebruik.

Wanneer persoonsgegevens voorkomen in documenten of gegevenscategorieën waarvoor specifieke wettelijke of contractuele bewaartermijnen gelden, zoals facturatie-, boekhoudkundige, support-, incident-, beveiligings- of geschildossiers, worden zij bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die voor die categorieën elders in deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Bijzondere afbakening voor rollen en toegangsrechten

Je organisatie bepaalt in beginsel welke medewerkers, adviseurs of andere personen toegang mogen krijgen tot haar klantomgeving en welke inhoudelijke rechten zij binnen die omgeving krijgen. Voor zover wij die keuzes technisch uitvoeren, verwerken wij de betrokken gegevens namens je organisatie en niet voor een zelfstandig doel van Leagl.

3.6. Wanneer wij publieke ondernemingsgegevens toevoegen aan het bedrijfsprofiel van je organisatie

Om bepaalde functionaliteiten van Leftway te ondersteunen, kunnen wij informatie over je organisatie aanvullen met gegevens uit publieke bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en andere publiek toegankelijke ondernemingsregisters. Hierdoor kunnen bepaalde bedrijfsgegevens automatisch worden ingevuld, geactualiseerd of gebruikt binnen het platform.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam;

• je functie of mandaat binnen een organisatie;

• gegevens over je hoedanigheid als bestuurder, zaakvoerder, vertegenwoordiger of andere wettelijke mandataris;

• gegevens over je vertegenwoordigings- of tekenbevoegdheid;

• gegevens over de duur, aanvang of beëindiging van een publiek geregistreerd mandaat;

• andere persoonsgegevens die voorkomen in publiek beschikbare ondernemingsregisters of officiële publicaties en die relevant zijn voor het bedrijfsprofiel van de betrokken organisatie.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• bedrijfsprofielen binnen Leftway aan te vullen en actueel te houden;

• inzicht te geven in de actuele bestuurs- en vertegenwoordigingsstructuur van een organisatie;

• gebruikers te ondersteunen bij bevoegdheids- en vertegenwoordigingscontroles;

• bepaalde juridische, governance- en compliancefunctionaliteiten van Leftway mogelijk te maken;

• de kwaliteit, volledigheid en betrouwbaarheid van informatie binnen het platform te verbeteren;

• te vermijden dat gebruikers publiek beschikbare bestuurs- en mandaatgegevens manueel moeten invoeren.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om correcte, actuele en betrouwbare ondernemingsinformatie binnen Leftway ter beschikking te stellen en om de werking, gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Daarbij beperken wij ons tot gegevens die rechtmatig openbaar werden gemaakt via officiële of publiek toegankelijke bronnen en verwerken wij uitsluitend gegevens die relevant zijn voor de werking van het platform en de aangeboden diensten.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren deze gegevens zolang de betrokken organisatie actief gebruik maakt van Leftway en zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Wanneer ondernemingsgegevens worden bijgewerkt, kunnen eerdere gegevens gedurende een beperkte periode worden bewaard voor doeleinden van kwaliteitscontrole, foutcorrectie, audittrail, bewijsvoering en het onderzoek van eventuele geschillen of onjuistheden.

Wanneer de klantrelatie wordt beëindigd, worden de verrijkte bedrijfsprofielen verwijderd of geanonimiseerd overeenkomstig de bewaartermijnen die gelden voor de betrokken klantomgeving. Gegevens die voorkomen in activiteitenlogs, beveiligingslogs, facturatiegegevens, incidentdossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor specifieke bewaartermijnen gelden, worden bewaard overeenkomstig de voor die categorieën toepasselijke bewaartermijnen zoals elders in deze privacyverklaring beschreven.

3.7. Wanneer je organisatie een abonnement afsluit of gebruikskredieten aankoopt

Leftway gebruikt abonnementsformules en gebruikskredieten, waaronder Pearls, voor bepaalde platformhandelingen en diensten. In het platform worden onder meer abonnementsgegevens, verbruik en facturatiegegevens beheerd.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam;

• je professionele contactgegevens;

• je functie of hoedanigheid binnen de klantorganisatie;

• gegevens die nodig zijn om jou als contactpersoon van de klantorganisatie te identificeren;

• communicatie over abonnementen, gebruikskredieten, facturatie, betalingen en contractuele opvolging;

• gegevens over jouw betrokkenheid bij de aankoop, het beheer, de verlenging, wijziging of beëindiging van een abonnement;

• gegevens over vragen, opmerkingen, betwistingen of verzoeken met betrekking tot abonnementen, gebruikskredieten of facturatie;

• betalings- en facturatiegegevens voor zover deze aan jou als contactpersoon kunnen worden gekoppeld;

• gegevens over het gebruik van betalende functionaliteiten voor zover deze aan een gebruiker of contactpersoon kunnen worden gekoppeld.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• het gekozen abonnement te activeren, beheren en op te volgen;

• gebruiksrechten en gebruikskredieten toe te kennen en te beheren;

• het gebruik van betalende functionaliteiten te registreren en te verantwoorden;

• betalingstransacties te verwerken en op te volgen;

• offertes, bestelbonnen en facturen op te maken en te beheren;

• vragen, verzoeken of betwistingen met betrekking tot abonnementen, gebruikskredieten of betalingen te behandelen;

• contact op te nemen over de uitvoering, wijziging, verlenging of beëindiging van een abonnement;

• onze administratie en boekhouding te voeren;

• misbruik van abonnementen, gebruikskredieten of betalende functionaliteiten te detecteren en te voorkomen;

• onze contractuele, financiële en wettelijke verplichtingen na te leven.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer je zelf partij bent bij de overeenkomst, verwerken wij deze persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van die overeenkomst.

Wanneer de overeenkomst werd gesloten met de organisatie waarvoor je optreedt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van die organisatie om abonnementen, gebruikskredieten, betalingen en de daarmee verbonden dienstverlening op een correcte wijze te beheren en op te volgen via professionele contactpersonen.

Voor onze boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen baseren wij ons op de wettelijke verplichtingen die op Leagl rusten.

Wanneer wij gegevens verwerken om misbruik te voorkomen, onze prijsstructuur correct toe te passen, betalingen op te volgen of betwistingen te behandelen, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze contractuele en financiële belangen te beschermen.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Facturen, boekhoudkundige stukken en andere gegevens die onder wettelijke bewaarplichten vallen, kunnen tot 10 jaar bewaard worden rekening houdend met de wettelijke termijnen.

Gegevens over abonnementen, gebruikskredieten, transacties en betalingen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het beheer van de klantrelatie, de uitvoering van de overeenkomst, de financiële administratie en de behandeling van eventuele vragen, klachten of betwistingen.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de duur van de contractuele relatie, de noodzaak om eerdere transacties en abonnementshistoriek te kunnen reconstrueren, toepasselijke wettelijke bewaarplichten en de mogelijkheid dat nog vragen, controles of geschillen ontstaan met betrekking tot de betrokken diensten of betalingen.

Wanneer persoonsgegevens voorkomen in facturen, boekhoudkundige documenten, betalingsdossiers, geschildossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor specifieke wettelijke of contractuele bewaartermijnen gelden, worden zij bewaard overeenkomstig de bewaartermijnen die voor die categorieën elders in deze privacyverklaring zijn opgenomen.

Voor gebruikskredieten en Pearlbewegingen bewaren wij de relevante gegevens zolang dit noodzakelijk is om het verbruik, de toekenning, de afrekening en eventuele betwistingen met betrekking tot deze gebruikskredieten te kunnen beheren.

3.8. Wanneer je deelneemt aan onboarding, opleiding of algemene begeleiding

Wanneer je gebruik maakt van Leftway, kunnen wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onboarding, opleidingen, demonstraties, begeleidingssessies en andere vormen van ondersteuning die erop gericht zijn gebruikers te helpen bij de ingebruikname en het correcte gebruik van het platform.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam en professionele contactgegevens;

• je functie en organisatie;

• gegevens over je account of gebruikersrol;

• informatie over geplande en gevolgde onboarding- of opleidingsmomenten;

• aanwezigheids- en planningsgegevens;

• communicatie over de begeleiding;

• door jou gestelde vragen;

• informatie over technische of functionele moeilijkheden;

• feedback over de onboarding of opleiding.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• onboarding-, opleidings- en begeleidingssessies te organiseren;

• gebruikers te begeleiden bij de ingebruikname van Leftway;

• afspraken, opleidingen en opvolgmomenten te plannen en te documenteren;

• vragen over de werking en het gebruik van het platform te beantwoorden;

• technische of functionele moeilijkheden tijdens onboarding of opleiding te identificeren en op te lossen;

• na te gaan welke bijkomende begeleiding of ondersteuning nodig is;

• feedback over onboarding en opleidingen te verzamelen en onze begeleidingsprocessen verder te verbeteren;

• de uitvoering van de overeengekomen onboarding-, opleidings- en begeleidingsdiensten te documenteren.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer onboarding, opleiding of begeleiding deel uitmaakt van de overeengekomen dienstverlening, verwerken wij de persoonsgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst.

Wanneer je deelneemt als medewerker, gebruiker of vertegenwoordiger van een klantorganisatie, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van de betrokken klantorganisatie om gebruikers op een behoorlijke wijze te begeleiden, op te leiden en het platform correct te laten gebruiken.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren deze gegevens zolang dit noodzakelijk is om de onboarding, opleiding of begeleiding uit te voeren en op te volgen.

Gegevens over gevolgde opleidingen, afspraken, communicatie, vragen en opvolging kunnen nadien worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om latere ondersteuningsvragen te behandelen, eerdere begeleidingstrajecten te reconstrueren, de uitvoering van de dienstverlening te documenteren of eventuele vragen, klachten of betwistingen te behandelen.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de duur van de klantrelatie, de noodzaak om eerdere begeleiding of gemaakte afspraken te kunnen reconstrueren en de mogelijkheid dat gebruikers later opnieuw ondersteuning vragen over dezelfde onderwerpen.

Wanneer uit de onboarding, opleiding of begeleiding een supportdossier, incidentdossier, contractuele relatie of andere gegevenscategorie ontstaat waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden de betrokken persoonsgegevens verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

3.9. Wanneer je een supportvraag of technische melding indient

Wanneer je ondersteuning vraagt over Leftway, verwerken wij gegevens om je vraag te registreren, onderzoeken en beantwoorden.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam en contactgegevens;

• je organisatie en accountgegevens;

• de datum en het tijdstip van je vraag;

• de inhoud en status van je supportvraag;

• relevante technische gegevens;

• informatie over het toestel, de browser of de sessie waarin het probleem zich voordeed;

• correspondentie over de vraag;

• eventuele screenshots, bestanden of andere informatie die je zelf aan Leagl bezorgt;

• informatie over de oplossing en opvolging van de melding.

Indien dit noodzakelijk is voor de behandeling van een supportvraag, kan een daartoe gemachtigde medewerker tijdelijk toegang krijgen tot de betrokken klantomgeving of gebruikersaccount, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om het gemelde probleem te onderzoeken of op te lossen.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je supportvraag te registreren en aan de juiste medewerker toe te wijzen;

• de oorzaak van een technisch of functioneel probleem te onderzoeken;

• met jou te communiceren over de behandeling van je vraag;

• technische ondersteuning te bieden;

• de oplossing en opvolging van de melding te documenteren;

• terugkerende technische of functionele problemen te identificeren;

• de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van onze ondersteuning te bewaken;

• onze dienstverlening en interne ondersteuningsprocessen te verbeteren.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer de ondersteuning deel uitmaakt van de overeengekomen dienstverlening, baseren wij ons op de uitvoering van de overeenkomst.

Wanneer je de dienst gebruikt namens een organisatie, baseren wij ons daarnaast op ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van de betrokken organisatie om gebruikers op een professionele en efficiënte wijze te ondersteunen en technische problemen op te lossen.

Voor de documentatie, kwaliteitsbewaking en verbetering van onze supportverlening baseren wij ons eveneens op ons gerechtvaardigd belang om een betrouwbare en consistente dienstverlening aan te bieden.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren supportgegevens zolang dit noodzakelijk is om je vraag te behandelen en de opvolging ervan te verzekeren.

Gegevens over supportvragen, communicatie, technische analyses en oplossingen kunnen nadien worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om eerdere interventies te kunnen reconstrueren, terugkerende problemen te identificeren, latere ondersteuningsvragen te behandelen, de uitvoering van onze dienstverlening te documenteren of eventuele klachten, geschillen of aansprakelijkheidskwesties te behandelen.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de aard en complexiteit van de melding, de noodzaak om eerdere technische analyses of oplossingen te kunnen raadplegen, de duur van de klantrelatie, de mogelijkheid dat gelijkaardige problemen zich opnieuw voordoen, de noodzaak om onze dienstverlening of genomen acties te kunnen verantwoorden en eventuele toepasselijke wettelijke verplichtingen of verjaringstermijnen.

Wanneer uit een supportvraag een incidentdossier, beveiligingsdossier, geschildossier of andere gegevenscategorie ontstaat waarvoor elders in deze privacyverklaring een specifieke bewaartermijn is opgenomen, worden de betrokken persoonsgegevens verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijn.

3.10. Beveiliging, logging en technisch beheer van Leftway

Wij verwerken bepaalde technische gegevens om Leftway, onze infrastructuur, gebruikersaccounts en de daarin verwerkte gegevens te beveiligen en de correcte werking van het platform te bewaken.

Leftway registreert onder meer gebruikersactiviteiten, AI-verbruiksgegevens zonder berichtinhoud, loginpogingen en bepaalde technische of beveiligingsgebeurtenissen. Daarnaast worden technische gegevens verwerkt om incidenten te onderzoeken, de beschikbaarheid van het platform te waarborgen en misbruik of ongeoorloofde toegang te detecteren.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• gebruikers- en accountidentificatie;

• IP-adres;

• datum en tijdstip van toegang of uitgevoerde handelingen;

• loginpogingen en authenticatiegebeurtenissen;

• sessie- en tokengegevens;

• gebruikersrol en betrokken platformomgeving;

• informatie over uitgevoerde handelingen binnen het platform;

• technische log-, fout- en diagnosegegevens;

• gegevens over het gebruik van functionaliteiten;

• AI-verbruiksgegevens, zoals het gebruikte model, aantal tokens en kostprijs, zonder de inhoud van berichten;

• meldingen van abnormaal of verdacht gebruik;

• gegevens over beveiligingsincidenten, kwetsbaarheden of ongeoorloofde toegang;

• gegevens die noodzakelijk zijn om incidenten te onderzoeken, documenteren en op te volgen.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• gebruikersaccounts, platformomgevingen en infrastructuur te beveiligen;

• ongeoorloofde toegang, misbruik en fraude te voorkomen, detecteren en onderzoeken;

• de scheiding tussen verschillende klantomgevingen te waarborgen;

• technische fouten, storingen en prestatieproblemen te detecteren en op te lossen;

• de beschikbaarheid, integriteit en veiligheid van Leftway te bewaken;

• beveiligingsincidenten en persoonsgegevensinbreuken te onderzoeken en op te volgen;

• te reconstrueren welke handelingen binnen het platform werden verricht;

• onze contractuele, wettelijke en beveiligingsverplichtingen na te leven;

• onze rechten en de rechten van onze klanten, gebruikers en andere betrokkenen te beschermen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om Leftway, onze infrastructuur, gebruikersaccounts en onze dienstverlening te beveiligen en om misbruik, fraude, ongeoorloofde toegang en technische verstoringen te voorkomen.

Voor zover bepaalde verwerkingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan verplichtingen die voortvloeien uit de AVG of andere toepasselijke wetgeving inzake informatieveiligheid en gegevensbescherming, kunnen wij deze persoonsgegevens eveneens verwerken op grond van een wettelijke verplichting.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens die worden verwerkt voor beveiliging, logging en technisch beheer niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Daarbij gelden momenteel onder meer de volgende bewaartermijnen:

• activiteitenlogs van klantomgevingen: vijf jaar;

• AI-verbruikslogs en zoektelemetrie zonder berichtinhoud: negentig dagen;

• snelheidsbegrenzers (rate limiters): één uur;

• ingetrokken klanttokens: acht uur;

• ingetrokken kantoortokens: dertig dagen;

• achtergrondtaken en tijdelijke caches: één tot tien minuten.

Verwijderde gegevens kunnen nog maximaal zeven dagen aanwezig zijn in technische back-ups die uitsluitend dienen voor herstel na een incident. Deze back-ups zijn niet bedoeld voor individuele raadpleging of verder gebruik.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in incidentdossiers, beveiligingsdossiers, geschildossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

3.11. Analyse en verbetering van de eigen dienstverlening

Wij kunnen beperkte technische gebruiksgegevens en feedback verwerken om de werking, kwaliteit, capaciteit, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van Leftway te beoordelen en verder te verbeteren.

Wij streven ernaar om voor deze doeleinden waar mogelijk gebruik te maken van geaggregeerde, geanonimiseerde of anderszins niet rechtstreeks tot een gebruiker herleidbare gegevens.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• gebruikers- of accountidentificatie;

• organisatie- of omgevingsidentificatie;

• informatie over gebruikte functionaliteiten;

• datum, tijdstip en frequentie van gebruik;

• technische performantie-, fout- en diagnosegegevens;

• token-, kosten- en capaciteitsgegevens;

• informatie over navigatie binnen het platform;

• geaggregeerde gebruiks- of analysematen;

• feedback die een gebruiker verstrekt over een functionaliteit, analyse of antwoord;

• beoordelingen of opmerkingen over de bruikbaarheid, relevantie of kwaliteit van een functie;

• informatie over een gemeld technisch of functioneel probleem.

Wij streven ernaar om voor productanalyse waar mogelijk gebruik te maken van geaggregeerde of anonieme gegevens.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij kunnen deze gegevens verwerken om:

• de prestaties, stabiliteit en beschikbaarheid van Leftway te beoordelen;

• technische knelpunten, terugkerende fouten en prestatieproblemen te identificeren;

• inzicht te krijgen in het gebruik van beschikbare functionaliteiten;

• voldoende technische capaciteit en middelen te voorzien;

• het gebruik en de kost van externe diensten te monitoren;

• de gebruiksvriendelijkheid van Leftway te verbeteren;

• feedback van gebruikers te analyseren en op te volgen;

• bestaande functionaliteiten te verbeteren of nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen;

• geanonimiseerde en geaggregeerde benchmarkinformatie op te bouwen waarmee klanten hun documentatie, scores of compliancepositie kunnen vergelijken met andere organisaties;

• de kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid van onze dienstverlening te bewaken.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om Leftway technisch en functioneel te onderhouden, te verbeteren en verder te ontwikkelen.

Daarbij beperken wij de verwerking tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het concrete verbeterdoel en houden wij rekening met de redelijke verwachtingen van gebruikers. Waar mogelijk gebruiken wij geaggregeerde, geanonimiseerde of anderszins niet rechtstreeks identificeerbare gegevens.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

AI-verbruikslogs en zoektelemetrie zonder berichtinhoud worden volgens het huidige retentiebeleid gedurende negentig dagen bewaard.

Andere technische gebruiksgegevens en feedback worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de betrokken analyse, verbetering of opvolging. Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met:

• de aard van de betrokken gegevens;

• het concrete verbeter- of analyseproject waarvoor de gegevens worden gebruikt;

• de noodzaak om eerdere analyses of beslissingen te kunnen reconstrueren;

• de noodzaak om technische problemen, kwaliteitskwesties of gebruikersfeedback op te volgen;

• de mogelijkheid dat dezelfde problematiek zich later opnieuw voordoet.

Wanneer de gegevens niet langer op gebruikers- of klantniveau hoeven te worden verwerkt, worden zij verwijderd, geaggregeerd of geanonimiseerd.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in incidentdossiers, supportdossiers, beveiligingsdossiers, geschildossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

Geen algemeen gebruik van klantinhoud

Persoonsgegevens in klantdocumenten, prompts, chats, analyses of andere klantinhoud worden niet louter op basis van deze bepaling voor algemene productontwikkeling of training gebruikt.

Voor bepaalde functionaliteiten kunnen persoonsgegevens uitzonderlijk noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van een analyse of rapport. Leftway maakt daarbij standaard gebruik van een privacymodus waarbij persoonsgegevens voorafgaand aan AI-verwerking worden gemaskeerd. Voor specifieke functionaliteiten kan hiervan worden afgeweken wanneer de identificerende gegevens noodzakelijk zijn voor het beoogde doel van de analyse. Leftway maakt standaard gebruik van een privacymodus waarbij persoonsgegevens voorafgaand aan AI-verwerking worden gemaskeerd. In bepaalde gevallen kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker de maskering uitschakelt, wanneer een klant bepaalde gegevenstypes uitsluit van maskering of wanneer de verwerking technisch vereist dat tekst eerst wordt herkend alvorens persoonsgegevens kunnen worden gemaskeerd. Voor specifieke functionaliteiten kunnen persoonsgegevens eveneens noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van de analyse of het rapport.

3.12. Wanneer je feedback geeft over AI-output of de werking van Leftway

Je kan feedback geven over de kwaliteit, juistheid of bruikbaarheid van antwoorden en andere functionaliteiten binnen Leftway.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je gebruikers- en accountgegevens;

• de datum en het tijdstip van je feedback;

• de functie waarop de feedback betrekking heeft;

• je beoordeling, commentaar of melding;

• technische context die nodig is om de feedback te begrijpen;

• de betrokken output of een verwijzing daarnaar, voor zover dat noodzakelijk is;

• gegevens over de opvolging van je feedback.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je feedback of melding te registreren en te behandelen;

• technische, functionele of inhoudelijke problemen te onderzoeken;

• de kwaliteit, bruikbaarheid en betrouwbaarheid van antwoorden, analyses en functionaliteiten te beoordelen;

• een concreet resultaat of antwoord na te kijken;

• je te informeren over de opvolging van je feedback;

• terugkerende problemen, fouten of verbetermogelijkheden te identificeren;

• de kwaliteit, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van Leftway verder te verbeteren.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wanneer je feedback betrekking heeft op een concreet probleem met de overeengekomen dienstverlening of een verzoek om ondersteuning, verwerken wij de betrokken persoonsgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst.

Wanneer wij feedback verwerken om de algemene kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid of gebruiksvriendelijkheid van Leftway te beoordelen en te verbeteren, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening verder te ontwikkelen en te optimaliseren.

Wanneer feedback uitsluitend wordt verwerkt om een concrete analyse, vraag of melding van een klant op te volgen, kan Leagl deze persoonsgegevens verwerken namens de betrokken klant. Wanneer feedback wordt gebruikt om de algemene kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid of gebruiksvriendelijkheid van Leftway te verbeteren, verwerkt Leagl deze gegevens voor haar eigen doeleinden.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren feedback zolang dat noodzakelijk is voor de behandeling, opvolging en evaluatie ervan.

Wanneer feedback betrekking heeft op een concreet technisch, functioneel of inhoudelijk probleem, wordt zij in beginsel bewaard zolang dit noodzakelijk is om het probleem te onderzoeken, op te lossen en de genomen maatregelen te kunnen documenteren.

Feedback die wordt gebruikt voor kwaliteitsverbetering, analyse of productontwikkeling wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betrokken verbetertraject. Wanneer feedback niet langer op gebruikers- of klantniveau hoeft te worden verwerkt, worden de betrokken persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of geaggregeerd.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met:

• de aard van de feedback of melding;

• de noodzaak om eerdere beoordelingen, beslissingen of verbetermaatregelen te kunnen reconstrueren;

• de noodzaak om technische of functionele problemen verder op te volgen;

• de mogelijkheid dat dezelfde problematiek zich later opnieuw voordoet;

• de noodzaak om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen evalueren en verbeteren.

Wanneer feedback wordt opgenomen in een supportdossier, incidentdossier, beveiligingsdossier, geschildossier of andere gegevenscategorie waarvoor elders in deze privacyverklaring een specifieke bewaartermijn is opgenomen, wordt de feedback verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijn.

3.13. Wanneer je afzonderlijke juridische ondersteuning van een Leagl-jurist vraagt

Leftway biedt de mogelijkheid om juridische vragen, opdrachten of dossiers voor te leggen aan een Leagl-jurist. Wanneer je van deze mogelijkheid gebruik maakt, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de juridische vraag te beoordelen, op te volgen en de gevraagde ondersteuning of adviesverlening te verstrekken.

In de meeste gevallen gaat het daarbij om afzonderlijke juridische ondersteuning of adviesverlening door een Leagl-jurist. Deze verwerking heeft uitsluitend betrekking op dergelijke juridische dienstverlening en niet op de technische werking van het platform zelf.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je identiteits- en contactgegevens;

• je functie en organisatie;

• informatie over de juridische vraag of opdracht;

• klantinstructies;

• correspondentie en berichtenverkeer;

• documenten en bijlagen die relevant zijn voor de behandeling van de opdracht;

• persoonsgegevens van personen die betrokken zijn bij de juridische vraag of opdracht;

• contractuele, professionele, organisatorische of financiële gegevens die relevant zijn voor de adviesverlening;

• analyses, notities, onderzoeksresultaten en juridische adviezen;

• gegevens over de opvolging, status en afsluiting van de opdracht.

Omdat de aard van juridische dossiers sterk kan verschillen, kunnen in uitzonderlijke gevallen ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens voorkomen. Wij vragen je om alleen persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de juridische vraag of opdracht.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• de juridische vraag te onderzoeken en te beoordelen;

• de relevante feiten en documenten te analyseren;

• juridisch advies of ondersteuning te verlenen;

• met jou en andere betrokken contactpersonen te communiceren;

• bijkomende informatie te vragen;

• de voortgang en kwaliteit van de opdracht te bewaken;

• het advies en de onderliggende werkzaamheden te documenteren;

• onze rechten en verplichtingen in het kader van de adviesverlening te beschermen;

• eventuele klachten of betwistingen over de dienstverlening te behandelen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst inzake juridische dienstverlening of om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een dergelijke overeenkomst.

Wanneer de overeenkomst werd gesloten met de organisatie waarvoor je optreedt, baseren wij de verwerking van je professionele contactgegevens mede op ons gerechtvaardigd belang en dat van je organisatie om de juridische opdracht te laten uitvoeren.

Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt om onze rechten te beschermen, klachten te behandelen of ons te verdedigen tegen mogelijke aanspraken, baseren wij ons eveneens op ons gerechtvaardigd belang om een doeltreffende voorziening in rechte te waarborgen. Dat sluit aan bij de aanpak die Leagl ook hanteert voor haar algemene juridische dienstverlening.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens die verband houden met juristentaken, juridische opdrachten en het bijbehorende berichtenverkeer gedurende vijf jaar na afsluiting van de opdracht.

Voor aanvragen of opdrachten die niet worden aanvaard of niet verder worden behandeld, wordt deze termijn berekend vanaf de datum waarop de aanvraag werd ingediend.

Openstaande dossiers worden niet automatisch verwijderd zolang de opdracht nog actief is.

Deze bewaartermijn laat ons toe om de historiek van de verstrekte ondersteuning te bewaren, eerdere adviezen te reconstrueren, opvolging mogelijk te maken en eventuele klachten, betwistingen of aansprakelijkheidskwesties met betrekking tot de dienstverlening te behandelen.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in facturatie-, boekhoudkundige, betalings-, geschil- of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

3.14. Wanneer wij misbruik, fraude of een overtreding van onze voorwaarden onderzoeken

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer wij aanwijzingen vaststellen van misbruik, fraude, ongeoorloofde toegang, abnormaal gebruik van het platform of een mogelijke schending van de toepasselijke voorwaarden.

Deze verwerking heeft specifiek betrekking op onderzoeken naar concrete vermoedens van misbruik, fraude of contractuele overtredingen en staat los van de algemene beveiligings-, logging- en monitoringsactiviteiten die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse werking van Leftway.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• account- en gebruikersgegevens;

• IP-adressen en authenticatiegegevens;

• gegevens over het gebruik van het platform;

• datum, tijdstip, frequentie en aard van uitgevoerde handelingen;

• verbruiks- en transactiegegevens;

• technische beveiligingsmeldingen;

• gegevens over betrokken accounts, toestellen of platformomgevingen;

• communicatie over het onderzoek;

• informatie over genomen beveiligings-, contractuele of organisatorische maatregelen.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• verdachte handelingen te detecteren en te onderzoeken;

• ongeoorloofde toegang, accountmisbruik, fraude of ander oneigenlijk gebruik te voorkomen;

• onze gebruikers, klanten, infrastructuur en gegevens te beschermen;

• de correcte toepassing van abonnementen, gebruikskredieten en andere contractuele afspraken te bewaken;

• mogelijke schendingen van onze voorwaarden vast te stellen en te onderzoeken;

• accounts of toegang tijdelijk te beperken wanneer dat noodzakelijk is;

• bewijs van een incident, overtreding of misbruik te bewaren;

• onze rechten, belangen of die van derden te beschermen;

• eventuele klachten, geschillen of rechtsvorderingen te behandelen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om Leftway, onze gebruikers, onze infrastructuur en onze commerciële en contractuele belangen te beschermen.

Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een wettelijke beveiligings-, meldings- of samenwerkingsverplichting na te leven, kunnen wij de betrokken persoonsgegevens eveneens verwerken op grond van een wettelijke verplichting.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens die in het kader van een onderzoek naar misbruik, fraude of een mogelijke overtreding van onze voorwaarden worden verwerkt zolang dit noodzakelijk is voor het onderzoek en de opvolging ervan.

Wanneer uit het onderzoek blijkt dat geen misbruik, fraude of overtreding heeft plaatsgevonden, verwijderen of beperken wij de betrokken persoonsgegevens zodra verdere bewaring niet langer noodzakelijk is.

Wanneer een overtreding, beveiligingsincident of andere onregelmatigheid wordt vastgesteld, kunnen de betrokken persoonsgegevens langer worden bewaard voor doeleinden van bewijsvoering, de documentatie van genomen maatregelen, de behandeling van klachten of geschillen, de bescherming van onze rechten en de voorkoming van herhaling.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in activiteitenlogs, incidentdossiers, beveiligingsdossiers, geschildossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen. Zo kunnen activiteitenlogs bijvoorbeeld gedurende vijf jaar worden bewaard overeenkomstig het daarvoor geldende retentiebeleid.

3.15. Wanneer zich een beveiligingsincident of persoonsgegevensinbreuk voordoet

Wij verwerken persoonsgegevens om beveiligingsincidenten, kwetsbaarheden en mogelijke persoonsgegevensinbreuken te onderzoeken, te beperken, te documenteren en op te volgen.

Deze verwerking heeft specifiek betrekking op de behandeling van concrete beveiligingsincidenten en persoonsgegevensinbreuken. Zij staat los van de algemene beveiligings-, logging- en monitoringsactiviteiten die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse werking van Leftway, evenals van onderzoeken naar misbruik, fraude of overtredingen van de toepasselijke voorwaarden.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• identiteits- en contactgegevens van betrokken gebruikers of melders;

• account-, log- en toegangsgegevens;

• gegevens over het incident en het betrokken systeem;

• informatie over mogelijk getroffen persoonsgegevens en betrokkenen;

• communicatie met klanten, leveranciers, verzekeraars, adviseurs of autoriteiten;

• gegevens over genomen onderzoeks-, herstel- en beveiligingsmaatregelen;

• informatie die nodig is voor meldingen of documentatie overeenkomstig de AVG.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• de aard, omvang, oorzaak en gevolgen van het incident te onderzoeken;

• verdere schade, ongeoorloofde toegang of bijkomende incidenten te voorkomen;

• getroffen systemen, accounts en gegevens te beveiligen;

• klanten, gebruikers en andere betrokken partijen te informeren en te ondersteunen;

• na te gaan of een melding aan de toezichthoudende autoriteit of betrokkenen vereist is;

• onze wettelijke verantwoordings- en documentatieverplichtingen na te leven;

• corrigerende en preventieve maatregelen te nemen;

• herhaling van gelijkaardige incidenten te voorkomen;

• onze rechten en aansprakelijkheidspositie te beschermen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Voor incidenten die betrekking hebben op verwerkingen waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, baseren wij ons op onze wettelijke verplichtingen uit de AVG en, waar relevant, op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van Leftway, onze gebruikers en onze dienstverlening te waarborgen.

Wanneer een incident betrekking heeft op persoonsgegevens die een klant via Leftway verwerkt en waarvoor wij als verwerker optreden, verwerken wij de betrokken gegevens om de klant-verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de verwerkersovereenkomst bij te staan bij het onderzoeken, beperken, documenteren en melden van het incident.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren incidentdocumentatie zolang dit noodzakelijk is om het incident te onderzoeken, op te volgen en te documenteren, om te voldoen aan onze wettelijke verantwoordingsverplichtingen en om eventuele klachten, controles, aansprakelijkheidskwesties of rechtsvorderingen te behandelen.

Gegevens die uitsluitend noodzakelijk zijn voor de operationele behandeling van het incident worden verwijderd of geanonimiseerd zodra verdere bewaring niet langer noodzakelijk is.

Wanneer een incident aanleiding geeft tot een formeel incidentdossier, een persoonsgegevensinbreuk, een geschil, een verzekeringsdossier of een gerechtelijke procedure, kunnen de betrokken persoonsgegevens langer worden bewaard voor doeleinden van bewijsvoering, de bescherming van onze rechten, de behandeling van aansprakelijkheidskwesties en de naleving van wettelijke verplichtingen.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in activiteitenlogs, beveiligingslogs, geschildossiers of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen. Zo kunnen activiteitenlogs bijvoorbeeld gedurende vijf jaar worden bewaard overeenkomstig het daarvoor geldende retentiebeleid.

3.16. Wanneer wij klachten, geschillen of rechtsvorderingen behandelen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om klachten te behandelen, onze aansprakelijkheid te beoordelen en onze rechten of die van derden te beschermen.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• identiteits- en contactgegevens;

• account- en klantgegevens;

• overeenkomsten en correspondentie;

• facturatie- en betalingsgegevens;

• support- en incidentgegevens;

• relevante technische logs;

• documenten of andere informatie die betrekking hebben op de klacht of het geschil;

• verklaringen, adviezen en processtukken;

• gegevens over de behandeling en uitkomst van het dossier.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• klachten te onderzoeken en te beantwoorden;

• feiten en omstandigheden te reconstrueren;

• onze dienstverlening en aansprakelijkheid te beoordelen;

• een minnelijke oplossing te zoeken;

• bewijs te verzamelen en te bewaren;

• rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen;

• ons tegen rechtsvorderingen te verdedigen;

• samen te werken met juridische adviseurs, verzekeraars, deskundigen of bevoegde instanties.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang om klachten te onderzoeken en af te handelen, de feiten en omstandigheden die aanleiding geven tot een klacht, geschil of rechtsvordering te kunnen reconstrueren, de kwaliteit en correcte uitvoering van onze dienstverlening te beoordelen, bewijs te verzamelen en te bewaren, onze aansprakelijkheid te beoordelen en, indien nodig, onze rechten uit te oefenen, te onderbouwen of te verdedigen in het kader van een klacht, geschil of rechtsvordering.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren de gegevens zolang de klacht, het geschil of de rechtsvordering loopt en daarna zolang een redelijke mogelijkheid bestaat dat verdere opvolging of bewijsvoering nodig is.

De concrete termijn wordt afgestemd op:

• de aard van het dossier;

• de complexiteit van de betrokken feiten;

• de toepasselijke verjarings- en vervaltermijnen;

• de mogelijkheid dat nog verdere klachten, geschillen of rechtsvorderingen ontstaan;

• de noodzaak om de behandeling van het dossier en de genomen beslissingen te kunnen verantwoorden.

Wanneer een klacht wordt afgesloten zonder verdere opvolging, verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor bewijsvoering, verantwoordingsdoeleinden of de bescherming van onze rechten.

Wanneer een klacht aanleiding geeft tot een formeel geschil, aansprakelijkheidskwestie, verzekeringsdossier, administratief onderzoek of gerechtelijke procedure, kunnen de betrokken persoonsgegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van het dossier, de bescherming van onze rechten en de naleving van toepasselijke verjarings- of bewijsregels.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in facturatie-, betalings-, support-, incident-, beveiligings- of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

3.17. Wanneer je je AVG-rechten tegenover Leagl uitoefent

Wanneer je een verzoek indient over persoonsgegevens waarvoor Leagl zelf verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om je verzoek te behandelen.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam en contactgegevens;

• gegevens die nodig zijn om je identiteit te verifiëren;

• informatie over het recht dat je wil uitoefenen;

• de persoonsgegevens waarop je verzoek betrekking heeft;

• correspondentie over je verzoek;

• gegevens over de beoordeling, behandeling en uitkomst van het verzoek;

• informatie over eventuele weigering, beperking of verlenging;

• bewijs dat wij het verzoek overeenkomstig de AVG hebben behandeld.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je identiteit waar nodig te verifiëren;

• je verzoek te beoordelen en te behandelen;

• de relevante persoonsgegevens terug te vinden;

• met jou over je verzoek te communiceren;

• je rechten onder de AVG uit te voeren;

• onze behandeling van het verzoek te documenteren;

• aan onze wettelijke verantwoordingsplicht te voldoen;

• eventuele klachten of controles door een toezichthoudende autoriteit te behandelen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij verwerken deze gegevens om onze wettelijke verplichtingen uit de AVG na te leven. Voor zover beperkte verdere bewaring noodzakelijk is om aan te tonen hoe wij een verzoek hebben behandeld, om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht of om ons te verdedigen tegen een klacht, onderzoek of procedure, baseren wij ons daarnaast op ons gerechtvaardigd belang om onze naleving van de AVG te kunnen aantonen, de feiten en omstandigheden van een verzoek te kunnen reconstrueren en onze rechten te kunnen verdedigen indien de behandeling van het verzoek wordt betwist.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wij bewaren het dossier met betrekking tot een verzoek van een betrokkene zolang dit noodzakelijk is om het verzoek te behandelen en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om te kunnen aantonen dat wij het verzoek overeenkomstig de AVG hebben behandeld, om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht en om eventuele klachten, controles of procedures te behandelen.

Bij de bepaling van de bewaartermijn houden wij onder meer rekening met de aard van het verzoek, de gegevens waarop het verzoek betrekking heeft, de noodzaak om onze behandeling van het verzoek te kunnen reconstrueren, de mogelijkheid dat een klacht wordt ingediend bij een toezichthoudende autoriteit en de toepasselijke verjarings- en bewijsregels.

Wanneer verdere bewaring niet langer noodzakelijk is voor deze doeleinden, worden de betrokken persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

3.18. Wanneer je deelneemt aan een wedstrijd, actie of promotiecampagne

Leagl kan van tijd tot tijd wedstrijden, promotionele acties, giveaways of andere campagnes organiseren in verband met Leftway, onze dienstverlening of onze evenementen. Wanneer je aan een dergelijke actie deelneemt, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je deelname te registreren, de actie te organiseren en de eventuele prijs toe te kennen.

Hieronder vind je welke categorieën van gegevens we in dat geval over jou verwerken:

• je naam;

• je professionele contactgegevens;

• de organisatie waarvoor je optreedt;

• je functie of professionele hoedanigheid;

• gegevens die verband houden met je deelname, zoals antwoorden op wedstrijdvragen, inzendingen, ingevulde formulieren of andere deelnamegegevens;

• communicatie over de wedstrijd, actie of promotiecampagne;

• gegevens die noodzakelijk zijn om een prijs toe te kennen of af te leveren;

• gegevens die je zelf verstrekt in het kader van je deelname.

Waarom verwerken we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze gegevens om:

• je deelname aan de wedstrijd, actie of promotiecampagne te registreren;

• de geldigheid van deelnames te controleren;

• de wedstrijd, actie of promotiecampagne te organiseren en te beheren;

• winnaars te selecteren;

• contact op te nemen met deelnemers of winnaars;

• prijzen toe te kennen en af te leveren;

• vragen of betwistingen met betrekking tot de wedstrijd, actie of promotiecampagne te behandelen;

• onze wedstrijdvoorwaarden af te dwingen en misbruik of fraude te voorkomen.

Op welke rechtsgrond baseren we ons?

Wij verwerken deze persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de wedstrijd, actie of promotiecampagne waaraan je vrijwillig deelneemt (contractuele noodzaak).

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken om misbruik, fraude of onregelmatigheden te voorkomen, om de naleving van de toepasselijke wedstrijdvoorwaarden te controleren of om eventuele geschillen te behandelen, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze acties op een correcte en betrouwbare wijze te organiseren en onze rechten te beschermen.

Wanneer wij de naam, afbeelding of getuigenis van een winnaar wensen te publiceren voor promotionele doeleinden, vragen wij daarvoor voorafgaandelijk afzonderlijk toestemming.

Hoelang bewaren we deze persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van een wedstrijd bewaren wij gedurende een redelijke termijn die noodzakelijk is voor de organisatie, afhandeling en eventuele communicatie over de wedstrijd. In principe bewaren wij deze gegevens tot maximaal 2 jaar na afloop van de wedstrijd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om ons te kunnen verweren tegen eventuele juridische vorderingen. Gegevens die worden gepubliceerd op basis van je toestemming (zoals naam of foto van de winnaar) worden niet langer bewaard of gepubliceerd dan noodzakelijk voor het nagestreefde communicatieve en promotionele doel, en worden in elk geval verwijderd wanneer je je toestemming intrekt.

Wanneer persoonsgegevens daarnaast voorkomen in facturatie-, betalings-, communicatie- of andere gegevenscategorieën waarvoor elders in deze privacyverklaring specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen, worden zij verder bewaard overeenkomstig die specifieke bewaartermijnen.

4. Doorgifte van persoonsgegevens

In het kader van onze activiteiten en dienstverlening kunnen jouw persoonsgegevens worden meegedeeld aan of verwerkt door de volgende categorieën van ontvangers, voor zover dit noodzakelijk is voor de nagestreefde doeleinden:

• Dienstverleners voor hosting, cloudinfrastructuur en databanken, die instaan voor de technische hosting, opslag, verwerking en beschikbaarheid van Leftway en de daarin verwerkte gegevens.

• AI-dienstverleners en leveranciers van AI-modellen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van AI-functionaliteiten binnen Leftway, zoals documentanalyse, documentgeneratie, vertalingen, audits, zoekfunctionaliteiten of andere AI-ondersteunde diensten.

• Aanbieders van authenticatie-, identiteits- en beveiligingsdiensten, waaronder dienstverleners die ons ondersteunen bij loginfunctionaliteiten, toegangsbeheer, accountbeveiliging, authenticatie en de bescherming van het platform.

• Aanbieders van communicatie- en samenwerkingsdiensten, waaronder leveranciers van e-mail-, notificatie-, communicatie- en andere tools die noodzakelijk zijn voor de werking van Leftway en de ondersteuning van gebruikers.

• CRM-, administratie-, facturatie- en betalingsdienstverleners, waaronder aanbieders van CRM-systemen, facturatiesoftware, boekhoudkundige toepassingen en betalingsverwerkers die ons ondersteunen bij het beheer van klantenrelaties, abonnementen, gebruikskredieten, facturatie en betalingen.

• Externe juridische, fiscale, compliance- en adviesverleners, zoals advocaten, accountants, gerechtsdeurwaarders, notarissen, (gerechtelijke) deskundigen, auditoren, gegevensbeschermingsadviseurs en andere professionele adviseurs wanneer hun tussenkomst noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen, complianceactiviteiten, geschillen of de bescherming van onze rechten.

• Verzekeraars, verzekeringsmakelaars en schade-experten, voor zover hun tussenkomst noodzakelijk is in het kader van incidenten, aansprakelijkheidskwesties, verzekeringsdossiers of geschillen.

• Overheidsdiensten, administraties, gerechtelijke instanties en toezichthoudende autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer zij rechtsgeldig informatie van ons opvragen.

• Partners en adviseurs die door een klant toegang krijgen tot een klantomgeving, zoals accountants, advocaten, consultants of andere externe adviseurs. In dat geval bepaalt de betrokken klant in beginsel welke personen toegang krijgen tot de klantomgeving en welke gegevens zij kunnen raadplegen

• Aanbieders van marketing-, communicatie- en analysetools, voor zover persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van nieuwsbrieven, evenementen, communicatiecampagnes, websiteanalyse of andere marketingactiviteiten en dit gebeurt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en de keuzes die je als betrokkene hebt gemaakt.

• Aanbieders van sociale-mediaplatformen en online advertentiediensten, voor zover wij gebruik maken van hun diensten voor marketing- en analyseactiviteiten. Voor bepaalde verwerkingen kunnen wij samen met deze partijen optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

• Derden in het kader van een (voorgenomen) reorganisatie of transactie, zoals een fusie, overname, (gedeeltelijke) overdracht van activiteiten, herstructurering, investering of financiering. In dat geval kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan potentiële of daadwerkelijke overnemers, investeerders, financiers en hun professionele adviseurs, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de voorbereiding, uitvoering of afronding van de betrokken transactie.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (bv. wanneer wij gebruik maken van AI-dienstverleners of andere leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte), zorgen wij ervoor dat deze doorgifte gebeurt met inachtneming van de vereisten van de AVG en met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende mechanismen. Wanneer wij een beroep doen op externe dienstverleners die voor een beperkt deel van de verwerking persoonsgegevens opslaan in de Verenigde Staten van Amerika, maken wij gebruik van het toepasselijke EU‑US Data Privacy Framework.

Wanneer je hierover bijkomende informatie wenst, kan je ons steeds contacteren via de contactgegevens vermeld in punt 1 van deze privacyverklaring.

5. Je rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent je een aantal rechten toe met betrekking tot je persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de AVG evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.

Wanneer we redelijke twijfels hebben over je identiteit, kunnen we je om bijkomend bewijs van je identiteit vragen.

Wij proberen op je verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal je daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.

Als je een van je rechten wilt uitoefenen en/of meer informatie wilt over je rechten, kan je steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in punt 1.

5.1. Het recht op inzage in je persoonsgegevens

Een verzoek tot inzage in je persoonsgegevens laat je toe om je persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag je een kopie vragen van de gegevens die we van je bijhouden. Dit stelt je in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.

5.2. Het recht op verbetering van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

5.3. Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (‘recht van bezwaar’)

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing.

In andere gevallen kan je, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, je verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kunnen we aantonen dat wij een rechtsgrond hebben om je informatie te verwerken die boven je rechten en vrijheden staat. In dat geval moeten we, als verantwoordelijke, aantonen waarom je gegevens mogen worden verwerkt.

5.4. Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden

Je kan verzoeken om je persoonsgegevens te wissen indien er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.

Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Je kan het uitoefenen in een van de volgende gevallen (de opsomming is limitatief):

• De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;

• We verwerken de persoonsgegevens onrechtmatig;

• We moeten de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;

• Je trekt de toestemming in;

• Je hebt met succes je recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.

In bepaalde gevallen mogen we weigeren om je persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zullen wij je daarover informeren wanneer je een verzoek tot gegevenswissing doet.

5.5. Het recht op beperking van de verwerking

Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: we mogen de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.

Je hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer (de opsomming is limitatief):

• Je wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;

• De verwerking onrechtmatig is;

• We de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar jij wel voor de uitoefening van een rechtsvordering;

• Je je recht van bezwaar uitoefent, maar waarbij we dienen na te gaan of hier gehoor aan kan worden gegeven.

5.6. Het recht om je toestemming op elk ogenblik in te trekken

Indien wij ons baseren op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, heb je het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor je je toestemming hebt ingetrokken.

5.7. Het recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit stelt je in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. Je kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op je toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met je hebben. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.

5.8. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’). Je kan contact opnemen via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact.

Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij je aan om contact met ons op te nemen om een snelle oplossing voor je klacht te kunnen vinden.

6. Niet gevonden wat je zocht?

Deze privacyverklaring beschrijft uitsluitend hoe Leagl persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gebruik van het Leftway-platform en de daarmee verbonden diensten, functionaliteiten en ondersteuning.

Leagl beschikt daarnaast over een afzonderlijke privacyverklaring voor haar algemene dienstverlening en andere activiteiten buiten Leftway. In die privacyverklaring vind je onder meer bijkomende informatie over de verwerking van persoonsgegevens van:

• klanten van Leagl buiten het gebruik van Leftway;

• personen die interesse tonen in de algemene dienstverlening van Leagl;

• derden die betrokken zijn bij dossiers van klanten van Leagl;

• personen die contact opnemen met Leagl via e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;

• ontvangers van marketingcommunicatie, nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen;

• sollicitanten;

• leveranciers, dienstverleners, partners en andere professionele contacten;

• gebruikers van andere tools of diensten die door Leagl worden aangeboden buiten het Leftway-platform.

Wanneer je in deze privacyverklaring geen informatie vindt die overeenstemt met jouw relatie met Leagl of met de verwerking van jouw persoonsgegevens, raden wij je aan om ook de algemene privacyverklaring van Leagl te raadplegen. Deze is beschikbaar via https://www.leagl.be/privacy.

Indien je daarna nog vragen hebt of niet zeker weet welke informatie op jouw situatie van toepassing is, helpen wij je graag verder. Je kan daarvoor steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in punt 1 van deze privacyverklaring.

7. Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij je hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

Laatste wijziging: 5 oktober 2026.